La contratación de artistas para un evento privado puede ser considerada una tarea abrumadora. Es aún peor si no estás familiarizado con el proceso o no conoces al detalle todo lo relacionado de la contratación de artistas para un evento privado.

Cotizar un artista

Llena el siguiente formulario para llevar a cabo la contratación de un artista para tu evento

Cuando no estás seguro del proceso o pasas por alto algún detalle, todo puede volverse un dolor de cabeza en un instante.

Por esta razón es muy importante que cuentes con la asesoría de una empresa con experiencia en el proceso de la contratación de artistas para un evento privado para que te puedan guiar y tu experiencia sea placentera y no llena de estrés, y para eso en MA TALENT contamos con un grupo de profesionales que pueden apoyarte desde la elección del talento hasta los trámites legales.

Hoy miraremos el proceso y los pormenores de la contratación de artistas para un evento privado: los costos asociados, preparar las condiciones ideales para el artista, conseguir lo que pueda necesitar para su interpretación y como moverte a través de todo el proceso de contratación.

Cuando piensas en los costos de la contratación de artistas internacionales, probablemente pensarás en los costos de interpretación. Aunque ese costo hace parte del resultado total, hay muchos más costos involucrados en los que tal vez no has reparado. Y si no vigilas los costos extra, puedes encontrarte por encima de tu presupuesto

Típicamente, la factura en la contratación de artistas para un evento privado solo cubre el costo de su interpretación. Todo lo demás, vuelos, hoteles, desplazamiento hasta el sitio del evento, comidas y demás son gastos independientes y eres tú quien va a cubrirlos. Además, los artistas no suelen viajar solos, así que los costos mencionados no solo aplican a la contratación de artistas para un evento privado también aplican a todos aquellos que viajan con él.

El costo de la interpretación es igualmente independiente de poner a disposición del artista lo que necesita para su acto. Estos costos son típicamente cubiertos en un rider (ya hablaremos de esto); a veces el costo del rider se incluirá con el precio de contratación de artistas para un evento privado, es decir en el costo de su interpretación, pero la mayor parte de los artistas establecidos y sus representantes prefieren mantener los dos acuerdos separados.

Alojamiento y manutención

Estas palabras probablemente te harán pensar en cosas como hoteles y tiquetes aéreos. Y aunque si hacen parte de esto, la manutención se refiere a todo lo que el artista necesitará para asegurar una buena interpretación en tu evento. De forma que adicional a todo lo no relacionado con la contratación de artistas para un evento privado también necesitas considerar el acto artístico en sí.

El rider de un artista incluye típicamente todas las cosas necesarias para que ejecute su presentación, tales como la disposición del escenario, las luces, el sonido, etc. Hay una razón para esto: ningún artista    desea ejecutar su acto en condiciones que no se parecen en nada a las que están habituados, de ahí la importancia de considerarlo en la contratación de artistas para un evento privado.  Al tiempo, como organizador del evento no querrás ver al artista incómodo en el escenario porque no está familiarizado con los equipos que dispusiste.

La suma que deberás pagar para satisfacer los requerimientos del rider depende del artista, de que tan compleja es su actuación y que se halla negociado en la contratación de artistas para un evento privado; si solo necesita un micrófono, un amplificador y su guitarra, es probable que no debas destinar tanto dinero.

Pero si la presentación del artista incluye un show de luces o exige numerosos equipos, los costos en la contratación de artistas para un evento privado se elevarán. Los ítems en el rider son típicamente no negociables, así que no esperes muchas concesiones por parte del artista o su agente, aunque es justo en éste de negociaciones donde MA TALENT mantiene trato directo con el agende y/o el talento para llegar a un buen acuerdo en la contratación de artistas para un evento privado.

Para ahorrar dinero en viajes, puedes intentar agendar tu evento para el momento en que el artista se encuentre de gira en la región de tu evento. Es una buena forma de reducir los gastos en vuelos pues cuando debes respetar un límite de presupuesto, cada centavo cuenta,

También es una buena idea elegir una locación que tenga un buen número de equipos propios para recibir las interpretaciones de un artista. Ahorrarás mucho dinero utilizando el equipo del sitio que contrates y minimizarás el número de cosas que debas alquilar dentro de la contratación de artistas para un evento privado.

El proceso de contratación de artistas para un evento privado.

 

En la mayor parte del proceso en la contratación de artistas para un evento privado trabajarás con el representante. En general el representante maneja todas las fechas de su cliente y ellos serán tu principal contacto para agendar, negociar y contratar. Si en algunos casos trabajas con el manager del artista, el proceso es el mismo. Y si cuentas con el asesoramiento de MA TALENT nosotros nos encargaremos de todas las negociaciones necesarias para que la contratación del artistas sea lo más digerible para ti.

Antes de contactar al representante del artista, necesitas conocer tu presupuesto, la fecha del evento y el lugar donde se llevará a cabo. No contar con esta información puede dar la sensación de que no eres serio en tu oferta para acceder a la contratación de artistas para un evento privado por lo que es importante informar muy bien a tu contraparte- especialmente si no has trabajado antes con ellos.

Hay algunas cosas que es mejor que sepas antes de iniciar tu proceso de contratación de artistas pero las dos más importantes son bastante simples. Primero, se conciso con tu petición: entrega al agente toda la información necesaria pero no lo sobrecargues con detalles. Los agentes suelen ser personas muy ocupadas y si tu email es muy largo para leer, existe la posibilidad que pasen de largo y terminarás sin concretar la contratación del artista que buscas. Segundo, debes saber cómo y cuándo insistir al momento de contactar al talento o agente para la contratación del artistas.

Si no recibes una respuesta del agente inmediatamente, dale un compás de espera de unos 3 a 5 días hábiles. Querrás asegurarte que el agente contó de suficiente tiempo para leer y digerir tu petición sin dejar espacios muy prolongados entre llamadas de forma que el representante olvide tu mensaje y entonces no pueda cerrarse el trato para la contratación del artistas.

Una vez que hallas contactado al agente y te haya confirmado la disponibilidad de su cliente, el próximo paso es preparar una oferta y enviarla y comenzar la negociación para la contratación del artistas. La oferta simplemente pone por escrito todo lo que has discutido con el agente hasta ese punto: cuanto pagarás al artista por su interpretación, cuando y donde se desarrollará ésta, quien es responsable por el equipo y demás detalles en la contratación del artistas.

 Este proceso de negociación puede continuar un rato, resaltando la importancia de que envíes tu oferta tan pronto como sea posible para asegurarte que asuntos contractuales no vayan a dañar tus planes para el evento y poder poner en un contrato todos los detalles de la contratación del artistas para que de esta manera ya se tenga por escrito y de manera legal los términos en los que se desarrollará el evento y cuáles son tus obligaciones en la contratación de artistas para un evento privado y cuales las obligaciones del artista para que no haya .gastos extras no contemplados o situaciones que puedan poner en peligro el éxito de tu evento.