Antes de planificar este tipo de evento debes hacerte algunas preguntas: ¿Qué tipo de Contratación de artistas conferencistas es la que necesito?¿Por qué vas a realizarlo? ¿Cuál es tu objetivo?¿Cuáles son los pasos para organizar una conferencia?. Pero sobre todo ¿Que empresa podría ayudarnos a que todo sea más fácil? Y que tenga el toque profesional que deseamos y para eso el equipo de MA TALENT se encuentra a tus órdenes para cualquier tipo de asesoría y lograr de tu conferencia la experiencia más inolvidable.

Tipos de conferencias.

Existen varios tipos de conferencias y dependiendo del tema a tratar podemos realizar una contratación de artistas conferencistas especializados que eleve el grado de profesionalismo y la profundidad del tema, también depende del número de asistentes o de los medios técnicos que requiera, una conferencia puede ser; magistral dentro de la cual podemos tener la opción de la contratación de artistas conferencistas como Adela Micha o Carlos Loret de Mola,  con fines académicos en donde podemos tener al alcance la contratación de artistas conferencistas como Silvia Olmedo, Ricardo el Finito López, o incluso tener la contratación de artistas conferencistas como Facundo o El Diablito que podrían inyectarle fluidez y empatía a los participantes, también esta la conferencia dialogada, que implica un intercambio de ideas, en este tipo de conferencia podemos tener la contratación de artistas  que logren generar un buen debate como líderes de opinión o influencers como Luisito Comunica, Juan Pa Zurita o Leo Zuckermann.

De esta forma como puedes ver con la contratación de artistas conferencistas aseguras que tu conferencia o congreso alcance tintes de profesionalismo en el tema, profundidad, fluidez, credibilidad y empatía. De ahí la importancia de dejarte guiar de la mano de expertos como MA TALENT en donde contamos con más de 30 años de experiencia que respalda nuestros innumerables y exitoso eventos a lo largo de nuestra historia.

Y como en MA TALENT nos interesa poder asesorarte de principio a fin aquí te damos los 21 pasos para lograr una conferencia exitosa.

 

Cómo organizar una conferencia paso a paso.

1. Segmenta tu público objetivo.

Es importante definir las personas para las que vas a organizar tu conferencia y el tipo de audiencia que vas a tener.

1. Decide la fecha y la hora de inicio y final de la conferencia.

Esta logística es muy importante ya que dentro de la contratación de artistas conferencistas no debes de olvidar que su asistencia depende de su agenda de eventos por lo que es muy importante definir que tipo de talento contratarás, y para guiarte no olvides que en MA TALENT contamos con asesoría profesional para ayudarte en todo momento.

1. Selecciona el lugar para tu evento.

Debes tomar en cuenta el espacio de acuerdo al número de asistentes, tomar en cuenta que tipo de equipo técnico se necesitará, no olvides que en la contratación de artistas conferencistas debemos tomar en cuenta si el talento va a requerir micrófono, o algún equipo especial para que la ponencia tenga una buena proyección de sonido, tener un estacionamiento cercano y una buena ubicación también son de gran importancia.

1. Haz una estimación de costes y planifica un presupuesto.

La estimación debe reflejar el plan de acción para la organización del evento y para ello debes anotar cada detalle y asignar los responsables de cada tarea, debes tener en cuenta que en la contratación de artistas depende mucho que tipo de talento lleves a tu conferencia ya que pueden presentarse gastos extras como transportación aérea o terrestre, hospedaje y viáticos.

1. Patrocinio y colaboraciones.

Puedes elegir un único patrocinador de tu conferencia o evento o un paquete de patrocinadores, no olvides que la contratación de artistas puede ayudarte también a conseguirlos ya que a las marcas también les respalda tener una cara conocida dentro del patrocinio

1. Determinar si la conferencia es abierta a todo tipo de público. Fomenta que se registren pronto haciendo un check-in anticipado, esto te dará una idea del número de asistentes y te ayudará a controlar los accesos, sobre todo si optas por la contratación de artistas conferencistas lo cual te va a generar una mayor audiencia.
2. Determine qué temas se tratarán en la conferencia.

Haz una lista de ponentes que sean expertos reconocidos, en MA TALENT podemos ayudarte y asesorarte en la contratación de artistas ya que contamos con una extensa gama de grandes personalidades que ayudarán a sumar a tu evento.

1.  Analiza el formato de la conferencia y define la estructura y el orden.
2. Notifica a los oradores sobre la hora y el orden de las intervenciones.

 La logística en cuanto al minuto a minuto es muy importante para que tu evento corra de acuerdo a un horario específico, todo este orden debe llevarse con minuciosidad sobre todo en la contratación de artistas ya que debemos contemplar los traslados para que la temporalidad pueda cuadrarse según lo acordado.

1. Organiza el alojamiento, los desplazamientos y cubre todas las necesidades de tus ponentes.

No olvides los tiempos en los traslados cuando hay contratación de artistas ya que muchas veces viajan incluso desde otro país para poder estar presentes en tu conferencia.

1. Respeta el calendario y no alargues el programa.

La capacidad de las personas para percibir información es limitada y de 2 a 3 horas de conferencia, con los breaks, son suficientes, así tu audiencia estará completamente enfocada en el tema. Otro tip es que dentro de la contratación de artistas conferencistas podemos contar con grandes conductores que pueden inyectarle fluidez e incluso un poco de humor para romper hielo o hacer mas digerible el tema.

1. Da unos 10 minutos de cortesía para la apertura de la conferencia.
2. Para atraer invitados puedes utilizar todos los canales disponibles.

La publicidad contextual y publicación en redes sociales son muy importantes para lograr la proyección publicitaria de tu conferencia, incluso, dentro de la contratación de artistas se puede ocupar su imagen para lograr un mayor auge en el marketing.

1. Crea una landing page o un funnel con los detalles de la conferencia.

Esto es para que los usuarios puedan registrarse y reservar su plaza. Puedes incorporar vídeos de los talentos invitados al evento esto ayudará a que la contratación de artistas sume en cuanto publicidad y el mapa de ubicación del lugar de la conferencia, especialmente si la conferencia generará una gira en distintas ciudades.

1. Puedes dar la opción de seguir la conferencia online.

Puedes mandar mails recordando el evento y dando las claves para acceder a la videoconferencia.

1. Puedes conectar con blogueros o influencers.

Estos pueden ser  de Facebook, Twitter, YouTube, Telegram o Tik Tok, los cuales están relacionados con el tema que trata tu conferencia de esta forma la contratación de artistas puedan ampliar la dinamización marcando el hashtag del evento en las redes del talento contratado.

1.  Puedes ofrecer un código promocional con descuento para estimular la demanda. 
2. Al optar por la contratación de artistas debes tomar en cuenta que van a necesitar.

Si se va a disponer de una  sala y que tipo de equipo de proyección y de sonido con; un proyector con pantalla o pantalla LED, un micrófono para el talento y para admitir preguntas del público, ordenador, etc.  Y en cuanto a comodidad que sea un lugar con ventilación o con la temperatura adecuada para los asistentes y el talento.

1. Si eres la persona encargada de la organización.

En ese caso tendrás que ir a la sala, días antes a comprobar que todo funciona correctamente y reunirte con los profesionales técnicos para comprobar que la wifi y demás servicios soportará la carga. Pero no te preocupes que para eso están los profesionales de MA TALENT quienes pueden encargarse de cada uno de los detalles desde la contratación de artistas conferencistas hasta lo más mínimo en sala o técnico para que tu no tengas que desplazarte y únicamente te limites a disfrutar de  la ponencia de nuestros talentos.

1. En el caso de que desees grabar en vídeo

Dentro de la contratación de artistas conferencistas todos estos detalles como permisos y derechos de imagen quedan especificados en el contrato que se firma previo al evento, así no tendrás ningún problema a la hora de tu grabación.

1. Selecciona a un conductor  

Encontrar el talento idóneo es muy importante sobre todo para que unifique la conferencia, algunas opciones para la contratación de artistas y conductores para tu evento pueden ser El Capi Pérez, Omar Chaparro, Marco Antonio De Regil quienes se encargarán de organizar los flujos y mantendran el enfoque en la fase de apertura y cierre del evento.

 

Si sigues todos estos pasos y te dejas guíar de la mano de los expertos en MA TALENT podemos asegurar un éxito contundente en tu conferencia.

 

Acércate a nosotros y no olvides que podemos asesorarte desde la contratación de artistas hasta la organización, coordinación y operación de tu evento.