Cosas fundamentales que debes saber para la Organización de Eventos.

Cosas fundamentales que debes saber para la Organización de Eventos.

Si estás abocado a la Organización de eventos hay algunas cuestiones fundamentales que debes tener en cuenta a la hora de comenzar a planificarlos.

Ahora bien, ¿qué es exactamente la organización de eventos? Se entiende por organización de eventos el proceso de delineación, programación y realización de congresos, seminarios, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones y todo otro tipo de reuniones de personas, las cuales tendrán una finalidad propia. A través de la organización de eventos se pueden planificar reuniones de poca duración hasta

congresos de varios días.

A continuación te diremos cuáles son los pasos principales a tener en cuenta al momento de comenzar a delinear la organización de eventos.

  • Proyecto. En esta primera etapa, se deben definir  los objetivos del evento. También debe decidirse el nombre que le pondrás y el mensaje que quieres transmitirle al público que asista como así también a los patrocinadores y anunciantes. En esta fase o etapa de la organización de eventos debes indagar profundamente sobre las expectativas del cliente acerca de la reunión que se está planificando para hacerla lo más ajustada a sus necesidades.
  • Cotización. Cuando hayas terminado la primera fase de la organización de eventos, debes moverte al segundo paso y en función de los costos organizativos que tendrá la reunión debes esbozar una cotización del precio total que tendrá el evento que pretenden organizar. La cotización es conveniente hacerla por escrito y entregarla a tu cliente y en base a ella firmar un contrato con las obligaciones que cada parte asume.
  • Producción. Cuando ambas partes tengan claras sus obligaciones respectivas y estén de acuerdo en cuanto al precio, es momento de pasar a la tercera etapa. En la fase de producción de la organización de eventos, se realizan todas las gestiones previas a la realización de la reunión y tiene como finalidad alistar los recursos materiales y humanos que estarán presentes en el evento. En esta fase se deciden cuestiones como los equipos de amplificación que se usarán, la comida que se servirá, los artistas que participarán, el personal necesarios para llevar adelante la reunión, etc.
  • El montaje del evento. En la cuarta etapa se disponen los recursos humanos  y materiales en el lugar de realización del evento, es la fase inmediata anterior en la organización de eventos a la ejecución de la reunión.
  • Ejecución. Esta quinta etapa en cuando el evento tiene lugar  y los participantes comparten todas las actividades que se planificaron en las etapas anteriores.
  • Desmontaje. Cuando la reunión finaliza, la siguiente etapa en la organización de eventos implica retirar los materiales que fueron usados y volver todo al estado original.
  • Acciones luego del evento. Luego de finalizado el evento, debe realizarse un compendio de todas las acciones que se llevaron a cabo durante el mismo, lo que facilitará el proceso de evaluación general. Dentro de  esta fase se incluye la documentación gráfica del evento a través de fotos, videos, prensa, etc.
  • Valoración de efectos. En esta fase de la organización de eventos en se analizará el porcentaje de cumplimiento de los objetivos que se planearon y la eficacia en que se prestó el servicio. Esta valoración es una de las fases más trascendentes en la organización de eventos pues permite saber si se han cumplido los objetivos y evaluar el rendimiento que con ellos se produjo.
    organizacion de eventos imagenes

    © Paulprescott | Stock Free Images & Dreamstime Stock Photos

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